実はあなたも気づかずにやっている!?

プロに聞いた!バイトの電話・メール問い合わせの3大“NG”

「電話やメールでの問い合わせ、失敗したくないなぁ~。でも自信ないし、どういうことに気をつけたらいいんだろう」と思ったことはないですか? 問い合わせ自体は採用に直接関わることは少ないですが、面接前の印象を左右するので、意外に大切なもの。問い合わせの時点から失敗なく面接に挑みたいですよね。そこで今回は、就職支援のプロフェッショナルに「問い合わせでこれをやったらダメ!」と思う3大“NG”を尋ねてみました。なぜNGなのか、NGと思われないためにはどうすればいいかを押さえ、スムーズに採用まで進みましょう!

今回お話を聞いたプロ!
渡部由香さん

キャリアカウンセラーの資格を持つ、就職支援のエキスパート。 特に再就職を希望する人々に、ビジネスマナーから面接のイロハまでみっちりレクチャーしている。 厳しくも優しい就職指導の先生として評判だ。

電話編
プロに聞いた!電話問い合わせの3大“NG”
  • NG 1
    『はいもしもし…てかあんた誰?』 名前を言わない

    電話するなり質問をベラベラしゃべってしまって名前を言い忘れる人、結構多いんです! 電話を受ける側からしたら、どこの誰なのかわかりませんよね。

  • NG 2
    『って言うか、今忙しんだけど…』 相手の都合を考慮しない

    忙しい時間帯に電話してきて、質問をダラダラ…。用件をきっちり言わないと、配慮に欠ける人だと思われてしまいますよ。

  • NG 3
    『結局、何が言いたいワケ!?』 話す内容をまとめていない

    何を訪ねようか考えがまとまっていなくて、電話口で「えーと」を連発するのもNG! 何を言いたいのか、なかなか伝わりません。

NG1

『はいもしもし…てかあんた誰?』
 名前を言わない

A:

あの、求人の件なんですけど担当者さんいますか!

採用担当:

求人?求人広告なら「an」に載せたばっかりなので、間に合ってます

A:

あ、ちょっと待ってください!そうじゃなく、求人広告を見て、はたらきたいなと思って電話したんですけど…

採用担当:

(ため息)……まずはお名前を言ってもらえませんか?

解説

企業には就職希望者以外からもたくさん電話がかかってきます。求人広告を見て電話してきたことと、名前を告げましょう。 はっきり言わないと、セールスと勘違いされて「今忙しいから」と電話を切られてしまうことも。

解消法

大きな声でハッキリと「媒体名」「名前」

例えば「an」を見て応募する鈴木さんなら、大きな声でハキハキと「anの求人広告を見た鈴木と申します」!この求人媒体名と名前のコンビ、条件反射レベルで言えるようにマスターしちゃいましょう。 「求人広告を見た」とだけ言う人もいますが、複数の雑誌やWEBサイトに広告を載せている企業もあるので、きちんと媒体名を言うのがベストです。

NG2

『って言うか、今忙しんだけど…』
 相手の都合を考慮しない

A:

anを見た鈴木と申します。あの、私、水曜日は習い事してるんですよね。

採用担当:

はい?

A:

えーと、求人広告には平日のみと書いてあったんですけれど。私、水曜日は習い事をしていて忙しいもので、できればその日だけお休みしたいんですよ。それから時給なんですけれど…

採用担当:

(こっちは忙しいのに…)ご用件は何ですか?

解説

突然「未経験だけど大丈夫ですか?」と質問を始めてしまう人、結構多いんです。飲食店の求人で、一番忙しいランチタイムに電話をかけてしまう人も。 どちらも相手の都合を考えられない人という印象を与えてしまいます。

解消法

必殺の呪文は「お伺いしたいんですが」

質問の前には必ず「○○についてお伺いしたいんですけど」と伝えるよう心がけましょう。用件を相手に伝えると共に、自分にも言い聞かせる役割を果たします。 例えば「anの求人広告を見た鈴木と申します。雇用条件についてお伺いしたいんですが、よろしいですか」。こう言って相手のOKをもらってから質問に入りましょう。飲食店の求人の場合は、忙しい時間帯を外す気遣いもお忘れなく。

NG3

『結局、何が言いたいワケ!?』
 話す内容をまとめていない

A:

えーと、その…(何聞くんだっけ!?)そう、時給についてなんですが……

採用担当:

はい、何でしょう。

A:

えーと、その、何だっけ、そう、昇給!時給800円ってあるんですけど、昇給について聞きたくて…

採用担当:

(何が言いたいんだ、この人…?)

解説

何について質問するかちゃんと整理できていないと、電話口で考えながらダラダラとしゃべるはめに。自分でも何を話しているかわからなくなってしまいます。あらかじめ何を聞くべきか、きちんと整理しておきましょう。

解消法

台本ペンメモ。“3種の神器”を必ず手元に!

緊張しやすい人もそうでない人も、質問事項を書きとめた「台本」を手元に置いておきましょう。これを見ながら質問することで、ダラダラ話したり、肝心なことを質問し忘れたりすることを防げます。 また、質問の答えを書きとめるためのペンとメモも、電話をかける前に手元に置いておくこと。台本、ペン、メモ。この“3種の神器”を必ずそろえてから電話をかけましょう!

メール編
プロに聞いた!メール問い合わせの3大“NG”
  • NG 1
    『誰からのメール? しかも誰宛て?』 名前、あて名を忘れている

    いきなり用件だけ書き出して、宛名と自分の名前を書いていない人がいます。誰からのメールなのかわかりませんよ。

  • NG 2
    『返信できないんだよね…困る』 ケータイから送る

    最近はケータイメールで問い合わせをする人も多いですが、パソコンからは返信できないことが多いもの。できるだけ避けましょう。

  • NG 3
    『コレ、本当に見直して応募してる!?』 誤字脱字だらけ

    文字が間違っていたり、ダラダラ文章だったり…わかりにくい文章がそのまま送られてくると、 最低限の日本語力を疑ってしまいます。

NG1

『誰からのメール? しかも誰宛て?』
 名前、あて名を忘れている

メール本文:

「求人広告を見ました。」

採用担当:

(このメールは誰宛てなんだろう…あて名がないなぁ。)

メール本文:

「パソコン使える人歓迎とありましたが、 ブラインドタッチができる程度でも大丈夫ですか」

採用担当:

(…てか誰だろう?名前書いてないからわからないよ!)

解説

採用担当者のもとにはたくさんの人からメールが送られてくるので、名前をきっちり書くことが大切。採用担当者はあなたとだけメールのやりとりをしているのではなく、大勢とやりとりしていることを忘れないように!

解消法

「用件」「名前」を最初の一文で書いちゃおう!

「anの求人広告を見て応募した○○と申します」と、必ず最初の一文で用件と名前を書くようにしましょう。何度かメールをやり取りするうち、他の応募者とごっちゃになってしまうこともあるので、名前は毎回必ず書くように気をつけて。また、メールの末尾にも、名前と連絡先を書くように。「メールの最初と最後には必ず名前を」このことを頭に叩き込んでおきましょう。

NG2

『返信できないんだよね…困る』
 ケータイから送る

メール本文:

「求人広告を見た○○でぇす(^ー^)
ぜひココではたらきたいんです(゚∀゚)!!!」

採用担当:

(絵文字使うなんて何考えてるんだろ)

メール本文:

「このメールに返信をお願いしマース♪」

採用担当:

(メールに返信できない!ケータイから送ってきてるのかな)

解説

人事担当者のほとんどがパソコン用のメールアドレスを利用しています。ケータイメールへは返信できないことも。それに地図や資料を添付する際にも困ります。また、友達感覚でつい顔文字を使ってしまうと、ビジネスマナーを心得ていない人と思われてしまいます。

解消法

問い合わせメールはできるだけパソコンで!

問い合わせのメールは、できるだけパソコンから送りましょう。ケータイメールでの問い合わせは、文字数の制限があったり画像が受け取れなかったりと、トラブルが起こりやすいものです。パソコンがなく、仕方なくケータイのメールを使うときは、文面に「ケータイからメールを送ります」の一言を付け加えましょう。気配りのできる人、という印象を相手に与えることができますよ。

NG3

『コレ、本当に見直して応募してる!?』
 誤字脱字だらけ

メール本文:

「ぜひ弊社とはたらかせて戴きだきたと思い、応募しました。ぼくは前は会社の寺務を3年ほどは経験していて…」

採用担当:

(何なんだ、このメチャクチャな文章?)

メール本文:

「それで応母したいと思ったんですが……」

採用担当:

(…送る前にちゃんと確認してほしいなぁ~)

解説

日本語がメチャクチャのメールが送られてくると、受け取った側は「この人は職場できちんとした受け答えが できるだろうか」と不安になります。メールアドレスを間違えるなどのミステイクも致命的なので気をつけて。

解消法

わかりやすい“シンプルメール”が成功のカギ!

メールの文面を書き終えたら、送信ボタンを押す前に必ず「間違い探し」をしましょう。「どこか間違っているに違いない!」と意識しながらメールを見直すことで、ミスを減らせます。また、メール本文に時候のあいさつを入れる人がいますが、読みにくくなるだけなので避けましょう。難しい言葉や長文をなくし、「ですます」を使ったシンプルでわかりやすい文面を心がければ、誠実さを伝えられますよ。

編集後記

電話・メールの問い合わせ3大NGはいかがでしたか?顔をみて話すわけではないので、ついつい軽々しくなってしまうこともありますよね。「気軽にできるぶん、その人のマナーがすごくでてしまうんです」と渡邊さんもおっしゃっていました。 問い合わせで悪印象を与えてしまい、次の面接が印象の悪いままスタートということもあります。意外に大切な項目のひとつなので、このNGポイントを押さえて、好印象で面接・採用まで進んでください!

文:KAWAKAMI
※2008年5月12日現在の情報です。※制作物に関わる著作権その他の知的財産権のほか一切の権利はパーソルキャリア株式会社に帰属するものとします。

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