アルバイトは、お金を稼ぐのと同時に、就職をして社会人になったときに必要とされるビジネスの基本を学ぶ絶好のチャンスです。今回は、どの職種にも共通して必要な電話応対と書類の書きかたの基本を紹介します。

知らないことがないかチェックしてみましょう。

電話応対は社会人デビューしたばかりの新入社員ができる最初のシゴトの1つです。会社のイメージを左右するとても大切なシゴトなので上手に取り次ぎたいものですが、経験の浅いうちは慌ててしまったり、どう返答していいのか困ってしまう場面もあります。

基本の電話応対マナーを紹介するので、今日からバイト先で実践してみてください。

■電話応対に大切なのは「明るさ」「正確さ」

顔が見えないぶん、話しかたで印象が決まるため、普段の声のトーンより明るく、ハキハキと話すように心がけましょう。

名前や時間などの情報を的確に伝えるのも電話応対の大切なポイントです。手元にメモを用意して、いつでも書き取れるようにしておくと慌てずに済みます。

■電話応対で具体的に気をつけるポイント

なんとなく電話応対のマナーを見聞きしたことがあっても、いざというときに対応できません。ここでは、ついうっかりしがちな注意点をまとめました。

・電話は3コール以内に取る

基本的に電話は3コール以内に取るのがマナーです。それ以上だと「待たされた」と感じるといわれているからです。もしも待たせてしまった場合は、「お待たせいたしました」のひとことを最初に言いましょう。

・「もしもし」と電話に出ない

「もしもし」は略語なのでビジネスの場では失礼にあたります。代わりに「〇〇社です」「〇〇店です」など会社名や店名を名乗ります。会社によってフレーズが異なるのでしっかり確認しましょう。

・相手が名乗ったあとは「お世話になっております」

たとえ取引経験のないお客さまや会社であっても「お世話になっております」と会社を代表してあいさつをするのが電話応対でのマナーです。

・社内の人を相手に伝えるときは敬称に注意

職場では上司や先輩のことを「◯◯店長」や「◯◯先輩」と呼びますが、社外の人に対しては敬称をつけずに「◯◯は本日休みを取っております」など、名前を呼び捨てにします。

■今さら聞けない……そうなる前に!基本的な書類の書きかた

社会人になると、経費精算書や報告書、請求書など、書類を書く機会が増えます。フォーマットが決まっているため複雑なものではありませんが、書き慣れていないとわからない箇所もあります。

「聞きづらい……」と感じてしまうこともあるかもしれませんので、今のうちに書きかたを身につけておきましょう。

■書類に必ず書くべき項目は3つ

ここではバイトでもよく申請する、交通費精算書の書きかたを例にして紹介します。交通費精算書以外の書類にも共通する大切な項目もあるので、覚えておくと便利です。

(1)日付

交通費を使った日付を記載します。月末や月初など決まったタイミングで精算書類を提出することがほとんどですが、外出が多い場合は忘れてしまわないよう、まとめて記載するのではなく、週次や日次、出掛けるごとなどこまめに作成しておくとミスも少なくなります。

(2)交通機関の名称

使用した交通機関(電車、バス、タクシーなど)を記載します。利用経路(「JR」「メトロ」など)を記載する必要がある場合もあります。

(3)金額

交通機関ごとに発生した金額と合算を記載します。原則として、最も安い金額で行ける経路・交通手段である必要があります。ただ、職場都合で急ぐ必要があった場合は、最低料金ではなくても精算できることがあるので確認しましょう。

■上司に捺印をもらう

バイトの場合は、記入が終わったら上司に提出して終わりというパターンが多いですが、社員となると直接経理へ提出する場合もあります。経理に提出する前の工程として、上司に内容をチェックしてもらい、捺印をもらう必要があるので忘れないようにしましょう。

ただし、会社によってフローが異なる場合もあるのできちんと確認してください。

■記載ミスをしてしまったら

金額や漢字を間違えたとき、イチから書き直すのは時間の大幅なロスになってしまうので多くの場合は訂正をします。ただ、訂正にも決まりがあるので、誤りがないように2つのポイントをチェックします。

(1)訂正方法は「二重線」と「訂正印」が基本

修正液や修正テープによる訂正は厳禁です。必ず、訂正したい箇所に「二重線」を引き、その横に自分の訂正印を押します。

訂正印は、書類の誤りを「誰が」「どの部分を」修正したのか証明する重要なものです。

(2)金額をミスした場合はすべて訂正する

たとえば「12,500円」と記載するべきところを「13,500円」としてしまったとします。この場合、「3」の箇所だけに訂正をするのはNGです。「13,500円」すべてに二重線を引いて訂正印を押し、改めて「12,500円」と記載するようにしましょう。

ただし、最近は金額の訂正は不可とされるケースも多いので、訂正方法に問題がないか上司に確かめてください。

■まとめ

今回は電話応対と交通費精算書類の書きかたにフォーカスして紹介しました。

請求書や契約書など社外とのやりとりが発生する書類では会社名間違いや前株と後株の間違いも多いようですので、併せて注意してください。

社会人になってからはもちろんですが、学生のうちからも知っておくと役立つ知識です。これから必要な場面に直面したときに困らないようにバイトで実践してみてはいかがでしょう?

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