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知らないではすまされない!アルバイト採用時の手続き、必要な書類、保険はどうする?

アルバイトを採用するときは、さまざまな書類を用意したり、必要事項を明示したり、意外とたくさんの手続きが必要なものです。今回は、初めてアルバイトを採用するという方にも分かりやすいよう、基本的な点をご説明したいと思います。

アルバイト採用時の手続き

アルバイト面接をし、採用が決まったら大きく分けて次の2つの作業が必要になります。1日でスムーズに終わらせられるよう、手続き日の前に必要な書類は用意しておきましょう。また、アルバイト側にも必要書類を当日までに用意してもらいましょう。

1.労働条件通知書を明示する

労働条件通知書は書面で交付しないと違法となりますので、注意しましょう。必ず明示し相手に確認してもらう必要があります。2019年4月からは条件付きで電子交付も可能となりましたので、合わせてご説明します。

●労働条件通知書に記載すること
・労働契約の期間
・労働する場所
・業務内容
・労働時間、有給、休日や休憩時間について
・交代制勤務がある場合はそのルール
・給与と支払い方法、支払い時期について
・昇給、退職金、賞与の有無
・解雇を含む退職に関すること
・労働契約の更新の有無と判断基準
・相談窓口について

●電子交付について
「労働者が希望し、受信者を特定できる送付方法で送ること。また、労働者が書面に印刷できること」が条件となります。この条件をすべて満たしている場合のみ、電子交付(FAXまたは電子メール)が可能となっています。

●雇用契約書について
労働条件通知書を渡すことは最低条件ですが、雇用契約書は絶対に必要な書類ではありません。ただ、双方の合意の証拠が残る書類となるため、「労働条件通知書兼雇用契約書」を交わすという店舗も多いようです。

▼雇用契約書の詳しい書き方は、以下をご覧ください。
https://weban.jp/contents/an_report/repo_cont/trend/20181009

2.アルバイト側から必要書類を受け取る

実務上提出してもらうことをおすすめするのは、以下の4つです。
・住民票記載事項証明書
・健康診断書(入社後健康診断をしない場合、必要)
・給与所得の扶養控除申請書(所得税の計算に必要)
・給与振込口座の登録申請書

以下の書類は必要に応じて提出してもらいましょう。短期契約か長期契約か社会保険に加入するかなど、アルバイトとの雇用関係を考慮したうえで、どれを用意してもらうかをお店が判断します。
・身元保証書
・住民票や資格に関する証明書
・年金手帳
・雇用保険被保険者証
・源泉徴収票
・扶養控除等申告書
・健康保険被扶養者異動届

アルバイトでも保険は必須?勤務時間に応じて保険内容が変わる

社会保険とはご存じのとおり、一般的には「雇用保険」「労災保険」「厚生年金」「健康保険」のことを指します。たとえ1日だけのアルバイトでも「労災保険」には必ず入らなくてはいけないので手続きが必要です。ただし、1人目の採用時に手続きをすれば、その後何人採用しても都度手続きをする必要はありません。年に1回、年度更新時にまとめて手続きしましょう。

その他勤務時間や日数に応じて「雇用保険」に入る必要や、「厚生年金」「健康保険」に入る必要もあります。

●アルバイト(非正規社員)の「雇用保険」の加入要件
(1)31日以上雇用期間がある
(2)週所定労働時間が20時間以上

●アルバイト(非正規社員)の「健康保険」「厚生年金」の加入要件
(1) 週所定労働時間が20時間以上
(2) 月額賃金8.8万円以上
(3) 勤務期間1年以上見込み
(4) 学生は除外
(5) 従業員規模501人以上の企業、ただし500人以下の場合も国・地方公共団体は適用、民間企業は労使合意の元可能。

※500人以下の会社で(5)を満たさない場合も、1日または1週の所定労働時間が正社員の4分の3(30時間が目安とされます)なら「厚生年金」加入の必要があります。

<まとめ>

初めてアルバイトを採用する際は、手続きが煩雑でお互いが用意する必要書類もあり、迷うことも多いかもしれません。今回は「基本のキ」をご紹介しましのたで、ぜひ参考にしてください。

また社会保険制度についても、雇う側が知っておくべきこととして勉強する必要があると思います。法律の改正で見直されることもありますので、厚生労働省のサイトをチェックするなど、情報はこまめにチェックしておきましょう。

▼厚生労働省 雇用・労働
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/index.html

★こちらもご覧ください★

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