シフトが埋まらない…店長さんの悩み解消!シフト管理の極意はこれ!

これからのシーズンは試験や夏休み等で学生がアルバイトを休みがちに。「学生アルバイト分のシフトは誰に頼もう?」や「今週はスタッフが足りないから、もう予約断ろうか…」等、人手不足により頭を悩ませている店長さんも多いのではないでしょうか? そこで今回は店長さん達の「生の声」から、シフトのピンチをどのように乗り切っているのかをみていきましょう。シフトに頭を悩ませ続けている店長さんは是非ご覧ください!

INDEX

自店舗スタッフとシフト調整を交渉

学生アルバイト分の穴埋めとして最もスタンダードな解決方法は、他店舗からのヘルプスタッフの依頼です。しかしヘルプを活用するには本部や他店舗の店長さんとのやりとりという追加業務が発生します。できれば避けたいと考えている方は多いのではないでしょうか。

そこで「ヘルプ以外の方法ではどういう手段をとっている?」と店長さん達に質問してみると、ほとんどが自店舗スタッフにシフト調整をお願いするといった回答でした。回答例としては「その時期だけは正社員に休みをずらしてもらう」「フリーターの方に事情を説明して入れるシフトを増やしてもらう」等、基本的に正社員スタッフに休みを調整してもらったり、フリーターや主婦(夫)のアルバイトスタッフにシフトを増やしてもらう等、おもに自店舗スタッフと交渉している店長さんが多いようです。

自店舗スタッフと言っても交渉するのはなかなか難しい…。 と感じる店長さんもいるかもしれません。しかし実際にアルバイトスタッフへ週の勤務時間についてアンケートをとってみると約10時間も理想と現実にギャップが発生していることがわかります(参照/図1:シフトの理想と現実)
このアンケート結果からわかるようにアルバイトスタッフはもっとシフトに入りたいと考えている方が多いので、まずは自店舗スタッフへためらわずに交渉してみてもいいのではないでしょうか。

 

図1:シフトの理想と現実

また、予約をとって運営している店舗等では「予約数を調整する」、や「来客数をコントロールする」といった店長さん達もいました。シフトが思うように組めないと、人手不足による接客レベルや品質の低下を防ぐために来客数のコントロールを行わなくてはならない状態も招きかねません。

他店舗からのヘルプを上手に活用するには?

自店舗のスタッフと交渉してもシフトが埋まらない場合は “他店舗のヘルプを活用する手段”をとることになります。しかし店長さん達からは「ヘルプを上手に活用できなかった」という声も聞かれました。では、それは一体なぜなのでしょうか?

原因として考えられるのは、大きく二つあります。一つは連絡調整にかかる工数が増えてしまうことです。ヘルプを依頼する際には他店舗の店長や本社へ連絡をとる調整が必要になり、さらに他店舗のヘルプスタッフを確保できた後も自店舗スタッフへヘルプスタッフが入ることを伝えなければいけません。思っている以上に店長さんがやるべき仕事が多く発生してしまうのです。
もう一つの原因はヘルプとして入ったアルバイトスタッフへのフォローです。ここを疎かにしてしまうとヘルプに行ったアルバイトスタッフが「もうあの店舗へはヘルプに行きたくない…」といったネガティブな印象を持ってしまい、結果そのスタッフはもちろん他店舗のスタッフにもそういった評判が広がるなど、マイナスに働いてしまいます。

そうした事態を避けるために、ヘルプを有効活用するためのポイントを挙げてみました。

・業務を標準化し、店舗ルールを可視化する
・インセンティブ設計により、モチベーションの向上化につなげる

まず大事なのは店舗運営側の目線だけで考えるのではなく、働くアルバイトスタッフの目線を意識した業務の標準化です。
その上でヘルプに来ているスタッフは、今までにあまり面識のない店長やスタッフと働く等、普段とは違い慣れない環境で働くため、ストレスを感じることも多いものです。だからこそ、そのストレスを軽減する手段として『業務の標準化』が必要になってきます。つまりやるべき仕事を基本的に同じにするのです。マニュアルや店舗ルールを作り可視化することにより、業務面での負担、「どうすれば良いかわからない」といった心理面での負担も減り、安心して働ける環境になります。また、使用する機器等のハード面についても、「いつもと使い方が違う…」等と思うスタッフがいるかもしれませんので、そういった部分まで標準化できるのが理想ですね。

もう一つのポイントとしてはインセンティブを取り入れることです。ヘルプに入ること自体にそのスタッフへ評価を与える方法や、具体的にヘルプ時に時給を100円アップする等さまざまなインセンティブ設計の方法があります。アルバイトスタッフがヘルプに入りたいモチベーションを上げるにはインセンティブ設計を取り入れることも大変有効です。

シフトの人手不足を防ぐのはスタッフとの日頃からのコミュニケーションがカギ

学生アルバイトが試験や休暇期間でシフトが埋まらない時の解決方法として、①自店舗スタッフへの交渉 ②他店舗のヘルプスタッフを活用の2パターンをご紹介してきました。

そもそもシフトに穴が開かないようにする方法はないのでしょうか? 解決方法はスタッフとの日頃からのコミュニケーションがカギになりそうです。
実際に店長さん達へ「シフトの人手不足を回避するために普段から実行していることは?」と質問してみると、「アルバイトスタッフと信頼関係を築ければおのずと出勤日数は増えてきます」「スタッフさんが進んでシフトに入りたくなる、楽しくシゴトができる環境を作るよう心がけています」の回答があり、日頃からコミュニケーションをとり信頼関係を構築することができれば、働くアルバイトスタッフがシフトを融通してくれているようです。
日頃からコミュニケーションをとれている店長さんのお願いなら試験期間の学生でも「短時間ならいいですよ」と入ってくれるケースもあるそうです。

同様にヘルプに来たスタッフへの対応もコミュニケーションをとることがとても重要です。ヘルプが上手くいっていない店舗に共通で言えることはスタッフへの配慮が足りないことです。例えば、ヘルプに入った店舗で店長さんが忙し過ぎてスタッフをフォローできていなかったりすると、おそらくそのスタッフは「もうこの店舗にヘルプに行くのは止めよう」という気持ちになってしまうでしょう。
ヘルプが上手くいっている店舗は「今日は忙しいところ、手伝いに来てくれてありがとう!」「助かったよ。」といったちょっとした声掛けをする等、店長が積極的にコミュニケーションをとっています。実際にヘルプに入ったアルバイトスタッフにヒアリングをしてみると「またチャンスがあったらヘルプに入ろうと思った」という意見が聞こえます。

こういったきめ細やかな対応と日頃からのコミュニケーション。このことが自店舗、他店舗を問わずアルバイトスタッフとの信頼関係を構築する重要なポイントとなり、ヘルプを頼む際に円滑に交渉しやすい関係の土台となるのですね。

まとめ

 

◆ 学生アルバイトスタッフの試験・夏休み期間中での人手不足を解消するポイント

●アルバイトスタッフ達はもっとシフトに入りたいと思っていることを踏まえ、まずは自店舗の正社員スタッフやフリーター、主婦(夫)のアルバイトスタッフに休みやシフト調整の交渉を行う
●他店舗へのヘルプを上手に活用する
その際には、業務や店舗ルールをできる限り標準化し、可視化する
●インセンティブを設計し、ヘルプに入るモチベーションを上げる
●シフトの人手不足を防ぐカギは日頃からのコミュニケーション
●自店舗スタッフへの交渉や、ヘルプで来たスタッフへのフォロー等、気配りや声掛けなどにより、アルバイトスタッフとの信頼関係を構築しておくことが重要

学生アルバイトが試験・夏休み期間でアルバイトが埋まらないときの解決方法でお悩みの店長さんはぜひ参考してみてくださいね。

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[出典記載例] 出典:求人情報サービス an / an reportより(該当記事URL)

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