来社するお客さまを迎える

企業の「顔」

平均時給
969

平均年齢
30

男女比率
2:8

シフト自由度

3ポイント

未経験OK度

9ポイント

学生歓迎度

3ポイント

オシャレ自由度

2ポイント

特典充実度

6ポイント

社員登用度

4ポイント

an流 データで見る職種
※2015年「an」調べ※グラフは最大値10ポイント

受付・秘書のシゴトとは
企業を訪れるお客さまをお迎えし、案内や取り次ぎを行う「受付」。スケジュール管理、メールや電話の対応など企業の要職にある人をサポートする「秘書」。どちらもオフィスワークで人気の高いシゴトです。コミュニケーション能力はもちろん、ビジネスマナーやパソコンスキルまで身に付く点が何よりの魅力。未経験から秘書になることもできますが、法律事務所では法の専門知識、外資系企業では英語スキルといった具合に、特定の知識や能力が求められるケースもあります。
特徴
・受付は女性が多く制服を着てはたらくことも多い
・秘書は業務内容に合わせたスキルが求められる
・マナーや身だしなみが重要
・企業によっては、重要な業務に携わるケースも
・受付は派遣社員を利用する企業が多い

写真で見るシゴト

1日の来社予定をチェック

お客さまを迎えるには準備も必要。まずはパソコンで1日のスケジュールを確認します。一般的な訪問客から、社長や要職にある人をたずねてくるケースもあるため、何時にどなたが来社するのかをあらかじめ、把握していることが重要です

内線電話で各部署と調整

受付には各部署から問い合わせがきます。「営業の○○ですが、本日13時に××社の△△さまが来社されます」といった依頼が届いた場合、速やかにスケジュールを予定表に書き込み、対応しなければなりません

常にフロントは清潔に保つ

受付が企業ではたらく人の「顔」であると同時に、自分が受け持つフロントも企業の「顔」です。常に清潔に保つことで、来訪者の印象も大きく変わってきます。気持ちよくお迎えするための環境づくりも受付の重要なシゴトです

グッドポイント

  • きちんとした言葉使い、礼儀作法が学べる
  • どんな状況でも臨機応変に対応できるようになる
  • 人に説明をする機会が多く、コミュニケーション能力が高まる
  • スケジュールや情報の管理能力、パソコンスキルが身に付く
  • オフィスワークと接客の両方を経験できる

業界用語辞典

  • アポ/アポイントメントの略。ここでは面会の約束のことを指す
  • 新規/初めてのお客さまのこと
  • 再来/2度目に来訪するお客さまのこと
  • リスケ/スケジュールを組み直すこと
  • ファイリング/書類を整理して保管すること

取材協力

株式会社フォーディー

東京都豊島区巣鴨1-26-10

http://four-d.main.jp/

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履歴書&面接アドバイス
「受付・秘書」

履歴書にも面接にも
志望動機のいち例

未経験
アパレルの販売担当としてはたらいておりました。お客さまの所望されるものだけではなく、こちらからお似合いの衣装を提案することも心がけていました。これまでの経験を活かして、受け身の姿勢ではなく、積極的に来訪者と接していきたいと考えています。
経験者
学生時代は部活動やサークルで、コミュニケーションを大事にしてきました。リーダーシップを取るタイプではありませんが、協調性に重きを置いていたので、相手の立場に立って考えることができるようになったと思います。今後は秘書として、第一線ではたらく人たちの手助けをしたいです。

よく聞かれる質問Q&A
面接の答えかた例

Q1文化祭ではどのようなことにチャレンジしましたか
質問のワケ人に対する気遣いができるかどうかをチェック
A1各グループにわかれて催しものを企画しました。私たちのグループでは、演劇をすることになったのですが、特に役をもらうことはせずに、舞台の設営や劇で使う小道具の作成を担当しました。文化祭当日は、私が手がけた作品が活かされたことに満足しています。
自分が前面に出たことより、裏方として貢献したことを強調し気遣い度をアピール!(an編集部)
Q2接客業で学んだことはありますか
質問のワケ対人スキルを確認
A2まず、必要なのは笑顔だと思います。初めて来店されたお客さまは、不安な面も少なからずあるはずです。その不安を和らげ、リラックスした雰囲気で買い物を楽しんでいただけることが喜びにも繋がりました。
初対面の人に対しても明るく接することが大事(an編集部)

※2015年9月1日現在の情報です。
※制作物に関わる著作権その他の知的財産権のほか一切の権利は株式会社インテリジェンスに帰属するものとします。
※文/牧田知度 写真/堀田春樹

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