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「連絡がつかない」応募者を攻略! 9割以上の確率でコンタクトを取る方法

 これまでanレポートでは「応募後の折り返し連絡を早くすること」や「履歴書の負担を軽くすること」で応募者の面接率を上げる手段を探ってきました。とはいえ、せっかく応募があっても連絡がつかないのであれば、面接の調整もできず、採用にも結びつけられません。そこで今回は面接以前、つまり「いかにして応募をしてくれた人に確実に連絡を取るか」がテーマです。応募者と確実に連絡を取るためには、どうすれば良いのでしょうか。

 そこで、電話やメールの仕方、回数などを工夫することで面接率を挙げられないか、アンケートを取ってみました。この記事の結果を実践すれば、連絡率のアップにつながるはずです。採用の競合にも差をつけることができるでしょう。

調査概要
【調査地域】 全国(インターネットリサーチ)
【調査対象】 アルバイト経験のある15歳~39歳の男女
【調査期間】 2015年1月27日~2015年1月29日
【有効回答数】 330サンプル(学生・フリーター・主婦それぞれ110サンプル)
1.  電話で応募者に連絡がつかなかった場合

 求職者から応募があった場合、面接日程などで採用担当者から連絡を入れることになります。電話をかけて調整することが一般的ですが、応募者と連絡を取れないことも多くあります。では、応募者が「電話を取らない」場合どんなケースが考えられるのか、アンケートから探ってみましょう。

グラフ:【Q1】アルバイトの応募先から面接の連絡が来ました。電話を取らないのはどんな時ですか?

 最も多かったのは「気づかなかった、電話が取れる状況になかった」というパターンで、全体の76.4%に及びました。特に主婦は家事などに追われることが多いためか、約9割がこの選択肢を選びました。電話に出られない他のシーンとして「授業中」「サークル活動中」「移動中」「食事中」などが挙げられ、様々な状況で電話に出られないことが分かりました。

 「気づかなかった、電話が取れる状況になかった」層への対策は後述するとして、少数派ながら見逃せないのが「登録していない番号は出ない」という層で、特に学生にこの傾向が見られます。対策としては、求人原稿で「当社からお電話する際の発信番号は○○もしくは△△です」など、あらかじめ発信番号をアナウンスしておき、携帯電話への登録を促すのが効果がありそうです。

 次に、「気づかなかった、電話が取れる状況になかった」層への対策を探るために、応募者が電話を取れなかった場合の「次の」行動についてアンケートを取りました。

グラフ:【Q2】応募先から電話を取らなかった場合、その後はどうしますか?

 アンケートの結果を見ると、「折り返しかける」との回答が50.9%。約半数はストレートに返事をくれることが分かります。

 問題は、「着信があっただけでは折り返しの連絡をしない」残りの層ですが、「留守電を残す」「2~3回の着信」といったケアをするだけで、合計すると9割以上にコンタクトを取れることが期待できます。電話連絡の際は一回かけただけで「×」をつけるのではなく、もう一手間のアクションで連絡率は格段に向上するのです。順番としては、先に留守電を残しておき、それでも連絡が来なかった場合、今度は着信だけを残しておくのが良いでしょう。

2.メールで応募者に連絡がつかなかった場合

 では、電話以外の連絡手段として有力な「メール連絡」のパターンを調べてみます。メールの場合は、「メールの受信を見落として読んでいない」という可能性も考えられます。応募者が「メールに返信をしない」のはどんなケースなのか、見てみましょう。

グラフ:【Q3】アルバイトの応募先から面接の連絡メールが来ました。返信しないのはどんな時ですか?

 メールの場合、41.5%が最初の連絡でレスポンスを返してくれるようですが、問題は「メールを見落とした」「返信を忘れた」と回答した36%の人たちです。この層に再び連絡を入れる場合、どの点に留意したらよいのでしょうか。2度目の連絡があった場合の対応についてアンケートを取ってみました。

グラフ:【Q4】アルバイトの応募先から2度目の連絡が来ました。連絡しようと思うのは次のうちどれですか?

 採用側が再連絡を入れた際、「留守電を残す」ことでコンタクトを取ってみようと思う人が69.1%と最も多く、「電話着信」「メール」と組み合わせると、ここでも9割以上の人にコンタクトが期待できる結果となりました。

 これまでの結果を総合すると、採用側が最初に電話やメールをした場合も、どちらもその後の流れは共通することが分かってきました。

1.最初の電話/メールで連絡が取れなかった場合は再度「電話連絡」を入れる。
2.出てもらえなければ必ず「留守電」にメッセージを残す。
3.それでも連絡がつかない場合、再度「電話」か「メール」をする。

 電話による一報だけではなく二の矢(留守番電話)、三の矢(メール)を用意することで、応募者に連絡がつかなくなるパターンはかなりの数が防げるはずです。面接率、そして採用率の向上に向け、連絡の仕方もこのようにひと工夫してはいかがでしょうか。

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